Así es la secretaria que buscan ahora las empresas y que se impondrá durante el siglo XXI. Por eso, un nombre apropiado para el cargo sería el de asistente-secretaria o, simplemente, asistente ejecutiva.

La tecnología, que algunos consideran como enemigo del trabajo, se ha convertido en el complemento que permite a las secretarias alcanzar niveles mayores de eficiencia.

De acuerdo con el consultor empresarial Alvaro Sarria, experto en manejo de personal y director del Centro de Investigaciones Científicas, los directivos necesitan asistentes capacitadas para tomar decisiones de relativa importancia durante la ausencia temporal de su jefe inmediato y asumir funciones que consumen tiempo valioso.

A los gerentes les recalco que la redacción no debe ser nuestra principal habilidad, pero sí es esencial en la persona que nos asiste en nuestro trabajo de oficina , asegura Sarria.

Pasadas de moda Por eso ya está mandadas a recoger las secretarias que contestaban el teléfono, tomaban dictados y obedecían al pie de la letra todas las órdenes de su superior.

La profesional de ahora debe estar actualizada en las nuevas tecnologías, pero ante todo debe tener muy desarrollado su criterio administrativo, gerencial y de relaciones públicas para ser un apoyo en momentos difíciles o complicados.

Adicionalmente, la asistente ejecutiva debe tener buenos conocimientos en ortografía, gramática, etiqueta y diplomacia, ya que en muchas ocasiones deberá encargarse de organizar y citar almuerzos de negocios o reuniones con gente importante, de los cuales dependerán las finanzas de la empresa.

En opinión de Mariela Herrera, secretaria ejecutiva de la Corte Suprema de Justicia y Miembro de la Federación Interamericana de Secretarias, es esencial que las personas que se desempeñan en determinadas áreas de una compañía aprendan y se especialicen en el lenguaje que se maneja en ella.

Es decir, que si su labor se desarrolla en el departamento jurídico puede estar en capacidad de comprender el uso de los términos y los trámites que se utilizan en esa área, o en la financiera, o en la que le toque desempeñarse.

De esa manera podrá responder sin temores ni inconvenientes la correspondencia que llegue a sus manos, pues es cada día más común encontrar jefes que con una simple nota de tres frases dan la idea que la secretaria debe expresar en una carta, encargándose de la redacción.

Lo personal En cuanto a la presentación personal, tanto Sarria como Herrera coinciden en sugerir el uso moderado de la moda, en el caso de las mujeres, pues también hay hombres que se desempeñan en estos cargos.

El aseo escrupuloso, un buen corte de cabello, maquillaje y perfumes moderados son vitales a la hora de sentarse en el escritorio de la asistente-secretaria.

Para Mariela Herrera también es ideal el uso discreto de anillos, relojes y pulseras tanto por imagen como por seguridad, pues algunas joyas pueden resultar peligrosas a la hora de revisar un equipo electrónico, un toma de la electricidad o una destructora de papel.

En cuanto al manejo de las relaciones personales de su jefe, el asesor Sarria reafirma la vigencia de la palabra secreto como el origen de la profesión de secretaria.

Lo ideal será comportarse con seriedad y altura a la hora de guardar algunos secretos personales del jefe inmediato, sin hacer alarde de esta situación.

Para Mariela Herrera, en cambio, no es una obligación de la asistente-secretaria convertirse en la caja de misterios de los ejecutivos, aunque la forma de reaccionar frente a este tipo de labores dependerá del criterio personal.

Los cargos que ocupan De acuerdo con la encuesta anual de la Asociación Colombiana de Relaciones Industriales y de Personal (Acrip), existen diversos cargos en los cuales se requieren los servicios de una secretaria.

Secretarias Recepcionistas o Telefonistas: su función principal es atender el conmutador, recibir al público y orientarlo sobre las oficinas o trámites que va a realizar, organizar las citas de los clientes, manejar la correspondencia y desempeñar en parte funciones de relaciones públicas.

Para este cargo se requiere mucha diplomacia y cortesía en la atención a las personas, así como un gran conocimiento sobre la estructura organizacional de la compañía y los nombres de los directivos..

Auxiliar de Oficina: su función básica es transcribir los dictados o escritos a máquina, por lo tanto no tiene acceso a información confidencial. Colabora en funciones de oficina, tramita correspondencia y atiende al público.

Secretaria de Departamento: en la actualidad se busca personal bilinge. Se encarga de tomar dictados y redactar correspondencia. Tiene un gran sentido de la diplomacia y mucha discreción en el trato con la gente. Tramita asuntos privados del departamento en el que se desempeña.

Secretaria de Gerencia y Ejecutiva: se exige personal bilinge y puede desempeñarse en el segundo nivel de la organización empresarial o, con más experiencia, como la secretaria privada del más alto ejecutivo de la organización.

Debe manejar la correspondencia de la empresa (en los idiomas que se le requieran), lleva el archivo confidencial, organiza las citas de los clientes y desarrollar labores de relaciones públicas con las personas que visitan o llaman a la oficina.

También es la encargada de organizar y citar las reuniones de su jefe directo y de tramitar los asuntos de máxima confidencialidad, por lo que debe conocer al máximo las normas y procedimientos que regulan las actividades de la firma.

Para ser Secretaria de la Gerencia se buscan personas con una experiencia mínima de un año. Para el cargo de Secretaria Ejecutiva Bilinge el mínimo requerido es de tres años en cargos similares.

Así se buscan las asistentes Carlos Eduardo Jaimes, Vicepresidente Financiero de Seguros Colpatria Yo creo que la secretaria tradicional se debe acabar, se debe abolir la secretaria que archiva cartas, sirve tintos y toma dictados.

Ahora necesitamos una asistente, una persona capacitada para tomar decisiones. La secretaria actual debe estar capacitada para preparar presentaciones con el uso de las nuevas tecnologías, en programas como Power Point, por eso se convierte en el apoyo creativo de esas cuestiones técnicas.

Otras tareas en las que puede recibir el empoderamiento es el manejo del presupuesto de su área, el control de los riesgos contables de su departamento y la generación de bases de datos para el manejo de su jefe inmediato.

Oscar González Arana, superintendente delegado para los Procedimientos Mercantiles.

La secretaria de hoy y del futuro debe ser una profesional desde el punto de vista humano y laboral.

Este trabajo ya dejó de ser una responsabilidad para una persona que sólo está encargada de atender el teléfono, tomar dictados y hacer cartas.

La nueva secretaria necesita formación académica en idiomas, sistemas y otros énfasis dependiendo del área en la que se va a desempeñar, para que maneje con habilidad los proyectos, el lenguaje y las relaciones interpersonales.

Esto es muy importante porque no es lo mismo trabajar en una firma financiera que en una empresa petrolera, también es diferente vincularse con el sector privado o con el sector estatal.