Para el buen funcionamiento de una empresa, independientemente de su tamaño, se necesita un grupo de profesionales que desde sus puestos de trabajo ayuden a la compañía a lograr las metas propuestas. La organización es clave para la buena gestión de una compañía, por eso la mayoría de las empresas cuentan con una secretaria o secretario que se encarga de diferentes funciones.

Funciones de una secretaria de dirección

• Revisar la idoneidad de los documentos. A lo largo del día una secretaria puede llegar a trabajar con una gran cantidad de documentos diferentes. Si estos documentos proceden de diferentes departamentos de la empresa, proveedores o clientes, la secretaria de dirección debe evaluar la importancia de cada documento para ir gestionándolos con su superior en orden de importancia.
• Creación de presentaciones. En las juntas directivas se espera que sus miembros muestren sus resultados o propuestas de manera escrita usando presentaciones multimedia. Una secretaria de dirección debe asegurarse que todos los documentos que se presentan no tienen errores gramaticales u ortográficos. Si por cualquier razón opina que el contenido no es adecuado, puede comentar este detalle con su jefe.
• Organización de su espacio de trabajo. El espacio de trabajo de una secretaria de dirección siempre debe estar limpio y organizado para mostrar un ambiente profesional y preparado.
• Dar la bienvenida a las personas que se van a reunir con el director. En caso de que esté ocupado, debe ofrecerles un lugar para sentarse mientras esperan y café o algún aperitivo.
• En ocasiones, es posible que la secretaria de dirección tenga que encargarse de responder correos electrónicos de empleados de la empresa, proveedores o clientes.
• Mantener la confidencialidad de lo que ve, lee o escucha en su oficina. Posiblemente la discreción de una secretaria de dirección será lo que haga que mantenga su puesto de trabajo durante mucho tiempo.
• Recordar diariamente a su superior su agenda en persona, por correo electrónico o usando las redes sociales.

Funciones de una secretaria de alta dirección

• • Generalmente los ejecutivos de una empresa suelen viajar con frecuencia, por eso una de las funciones de una secretaria de alta dirección consiste en organizar los viajes de su jefe como horarios, billetes de avión, hospedaje, citas, itinerarios, etc.
  • La comunicación con el resto de departamentos de la empresa es fundamental. La secretaria debe encargarse que los responsables de las diferentes secciones de la empresa están actualizados sobre los movimientos empresariales que se realizarán a corto, medio o largo plazo.
  • Coordinar horarios apropiados según las obligaciones laborales del director. Esta función de una secretaria de alta dirección es esencial para que los días laborables no estén sobrecargados de reuniones.
  • Dominar las últimas tecnologías, especialmente los programas informáticos relacionados con las funciones administrativas de una secretaria.
  • Trabajar de manera independiente adelantándose a las necesidades de su jefe.
  • En ocasiones, es posible que una secretaria de alta dirección tenga que acompañar a su jefe durante viajes de trabajo.

Funciones de una secretaria de gerencia en una empresa

• Revisar la correspondencia de la gerencia de una empresa y comunicarse de manera efectiva con otros empleados y proveedores y/o clientes.
  
• Asegurarse que la compañía cumple con ciertas obligaciones legales comprobando la adecuación de una gran variedad de documentos.
• Llevar un registro efectivo revisando que las reuniones de su jefe están bien programadas y no interfieren con otras obligaciones.
• Enviar agendas e informes.
• Comprobar que las acciones acordadas se llevan a cabo.
• Tener una agenda actualizada incluyendo a los trabajadores de la empresa, clientes y proveedores
  
  Fuente: Blog Turiconsejos