¿Qué hace un Asistente Administrativo?
Descripción Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen funcionamiento de una oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes correspondientes. En ciertos casos, especialmente al tratarse de compañías pequeñas, los Asistentes Administrativos pueden llegar a hacerse cargo de […]
Descripción
Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen funcionamiento de una oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes correspondientes. En ciertos casos, especialmente al tratarse de compañías pequeñas, los Asistentes Administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas relacionadas con Recursos Humanos, tales como encargarse de la nómina, el reclutamiento y la logística.
La diferencia principal entre un Asistente Administrativo y un Asistente Ejecutivo son sus supervisores. Los segundos son básicamente asistentes personales y se encargan de una sola persona, en cambio, un Asistente Administrativo trabaja para un equipo, departamento u oficina. Además, sus responsabilidades y funciones varían respectivamente; es decir, las tareas de un Asistente Ejecutivo son menos administrativas y más autónomas, solo afectan a una persona; mientras que las de un Asistente Administrativo afectan a todas las operaciones de la empresa u organización.
También es importante mencionar que el término “Secretaria” ha sido lentamente reemplazado por “Asistente” a través de los años, ya que el primero es considerado, actualmente, como un término inadecuado y anticuado.
Labores diarias
- Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda general.
- Interactuar con clientes y atender consultas.
- Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
- Realizar fotocopias.
- Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina.
- Organizar reuniones y encargarse de la logística.
- Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos.
- Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.
Los Asistentes Administrativos deben prestar especial atención a la manera en que son percibidos por otras personas, por tanto, es esencial contar con excelentes habilidades de servicio al cliente; además, el candidato perfecto deberá ser educado y protocolario en todo momento, sonriendo y demostrando una actitud positiva y entusiasta. Experiencia previa en manejo de proyectos, ventas y retención de clientes es considerada una gran ventaja para el candidato que aplique para esta posición.
El nivel educativo mínimo para obtener el empleo de Asistente Administrativo es haber terminado los estudios secundarios. Sin embargo, actualmente, cada vez más empleadores suelen preferir candidatos con licenciaturas en Administración y Dirección de Empresas, Contabilidad, entre otros estudios afines, o que sean estudiantes de los últimos ciclos. Poseer este tipo de educación o algo más avanzado (postgrados o masters) es de especial importancia para candidatos que deseen avanzar en sus carreras y convertirse eventualmente en Asistentes Ejecutivos, también conocidos como Secretarios Ejecutivos o Asistentes Personales. Los Asistentes Administrativos pueden decidir especializarse en algún área, trabajando para una firma de Abogados o en un consultorio médico, en estos casos, deberán saber términos especializados y llevar a cabo tareas específicas del área.
La mayoría de los empleos de Asistente Administrativo requieren de 1 a 3 años de experiencia en el área y un dominio del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint); además, dominar un segundo idioma como el inglés o el francés puede resultar muy beneficioso para el candidato que aplique para este empleo.
FUENTE: NEUVOO
